يُرجى تذكير الدول الأعضاء والمشاركين الآخرين في المؤتمر الذين يودون تنظيم استقبالات خلال المؤتمر بأن خدمة البروتوكول في الاتحاد تتيح برنامج استقبالات يتم تحديثه باستمرار.

وستتواجد خدمة البروتوكول في الاتحاد خلال المؤتمر في المركز HICC، في المكتب 107 (الطابق الأول).

والغرض الرئيسي للبرنامج هو إعلام الدول الأعضاء وغيرها من المشاركين في المؤتمر الذين يرغبون في إقامة استقبال بمشاكل تضارب المواعيد والأوقات التي قد تحدث. وتسعى خدمة البروتوكول في الاتحاد إلى مساعدتهم قدر الإمكان على تحديد مواعيد وساعات أخرى. لذا ينصح بقوة أن تتصل الجهات الراغبة في تنظيم استقبال خدمة البروتوكول قبل أن تتخذ قرارات نهائية فيما يتعلق بمواعيد الاستقبال المفترض. وخدمة البروتوكول هذه ليست إلا وسيطاً من شأنه أن يقترح أوقاتاً ممكنة تبعاً لقائمة الاستقبالات الموضوعة وأن يعطي معلومات عن تضارب المواعيد.

كما تحرص خدمة البروتوكول في الاتحاد على أن يتم توزيع الدعوات على أفضل وجه. وستتولى دائرة المؤتمرات مهمة وضع الدعوات في صناديق المشاركين. ويرجى من المنظمين كتابة اسم المرسل إليه بوضوح على مغلفات الدعوة. وباستثناء هذه الخدمات لا يتحمل الاتحاد أي مسؤولية في التنظيم اللوجستي للاستقبالات التي تقع حصراً على عاتق منظم كل استقبال. وينبغي ألا تحمل أوراق الدعوة وغيرها من الوثائق الموزعة خلال المؤتمر أي شعار للاتحاد أو أي إحالة أو علامات مرئية قد توحي بأن الاتحاد مرتبط بالاستقبال.

وجدير بالذكر أن قائمة الاستقبالات التي تضعها خدمة البروتوكول لها صفة وثيقة عمل داخلية ذات طابع سري ولا تخضع لعملية التوزيع العام.

فيما يتعلق بجميع المسائل المتصلة بالاستقبالات خلال المؤتمر يرجى الاستعلام على العنوان التالي: protocol.service@itu.int أو الاتصال بالهاتف على الرقم +41227305927 أو بالفاكس رقم +41227305817.

ويرجى من الأشخاص الذين يرغبون في التسجيل لتنظيم استقبال أن يملؤوا الاستمارة المخصصة لهذا الغرض وأن يعيدوها إلى خدمة البروتوكول في الاتحاد. ولا تستعمل المعلومات الواردة في هذه الاستمارة إلا لأغراض التنسيق والبروتوكول.