يرسل الأمين العام، بعد التشاور مع مدير مكتب تنمية الاتصالات، دعوة إلى إدارة كل دولة عضو، وإلى أعضاء قطاع تنمية الاتصالات وإلى المنظمات والمؤسسات المشار إليها في الأحكام ذات الصلة من المادة 25 من اتفاقية الاتحاد الدولي للاتصالات، وكذلك إلى فلسطين وفقاً للقرار 99 (المراجع في أنطاليا، 2006).

ولا يحتاج أعضاء وفود الدول الأعضاء الذين يحضرون المؤتمرات العالمية لتنمية الاتصالات إلى تقديم أوراق اعتماد. إلا أنه يجب إخطار مدير مكتب تنمية الاتصالات بنية إرسال وفد إلى المؤتمر، مع تحديد أسماء أعضاء الوفد ووظائفهم (الرقم 339 من اتفاقية الاتحاد).

وحرصاً على اتخاذ الترتيبات اللازمة في الوقت المناسب، يرجى من الدول الأعضاء وأعضاء القطاع الذين يرغبون في المشاركة في المؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات وكذلك المنظمات والمؤسسات التي يحق لها الحضور بصفة مراقب بموجب المادة 25 من اتفاقية الاتحاد أو القرار 99 (المراجع في أنطاليا، 2006)، التسجيل المسبق اعتباراً من 15 يناير 2010.

سيجري التسجيل المسبق على الخط حصراً من خلال جهات الاتصال التي تعينها كل إدارة وكل كيان يحق له المشاركة في المؤتمر.

سيبدأ التسجيل المسبق في 15 يناير 2010 وسيجري على الخط حصراً من خلال جهات الاتصال التي تعينها كل إدارة وكل كيان يحق له المشاركة في المؤتمر. وسيبدأ التسجيل في مكان المؤتمر اعتباراً من 20 مايو 2010.

ويتمثل دور جهات الاتصال في استيفاء إجراءات التسجيل المتعلقة بالإدارات والكيانات الخاصة بها. ويمكن الحصول على قائمة جهات الاتصال عن طريق التسجيل في خدمات تبادل معلومات الاتصالات في هذا العنوان.

سيقوم المؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات بإنشاء لجان لتسيير أعماله. ويرد في الملحق 2 الهيكل المؤقت للمؤتمر وكذلك اقتراح يتعلق باختصاصات اللجان وفريق عمل الجلسة العامة.

ستنشر الوثائق التحضيرية التالية:

تقرير مدير مكتب تنمية الاتصالات بشأن أنشطة المكتب، بما في ذلك تلك المتعلقة بالأعمال التحضيرية للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات لعام 2010

·تقرير الفريق الاستشاري لتنمية الاتصالات

·       تقرير الاجتماعات الإقليمية التحضيرية للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات لعام 2010

·       تقارير رؤساء لجان الدراسات

·               تقرير بشأن وضع تنمية الاتصالات في العالم

·       اقتراحات ومساهمات من الدول الأعضاء وأعضاء قطاع تنمية الاتصالات إلى المؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات لعام 2010.

طبقاً لقرار المجلس 1141 والقرار 154 (مؤتمر المندوبين المفوضين، 2006)، ستجري أعمال المؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات لعام 2010 بدون استعمال نسخ ورقية قدر الإمكان. وسوف يستلم كل مشارك إلى جانب الشارة الخاصة به، مفتاح ذاكرة (USB) يحتوي على جميع الوثائق المتاحة في 1 مايو 2010. وإذا ظل المفتاح موصلاً بجهاز الحاسوب المحمول للنفاذ إلى الموقع الإلكتروني للمؤتمر WTDC-10، فهو يعمل على مزامنة مخدم وثائق الاتحاد ببروتوكول نقل الملفات للسماح بأن يكون في متناول المشاركين في أي وقت جميع وثائق المؤتمر المنشورة والمتاحة بأي لغة من اللغات الرسمية للاتحاد. وسيحصل كل وفد وكيان مشارك على مجموعة واحدة من الوثائق (نسخة مطبوعة).

ستتاح الوثائق في الموقع الإلكتروني للمؤتمر في العنوان التالي:

1f8a81b9b0707b63-19211.webchannel-proxy.scarabresearch.com/ITU-D/conferences/wtdc/alldocuments.html

وبالتالي، يرجى من المشاركين إحضار حواسيبهم المحمولة الخاصة بهم. وبالنسبة للذين لا يملكون حواسيب محمولة، سيتاح مقهى إنترنت لتحميل الوثائق وطباعتها، عند اللزوم، على أساس الخدمة الذاتية.

نظراً للمدة المحدودة للمؤتمر والقيود الزمنية التي تفرضها الحاجة إلى الترجمة إلى اللغات الست، ينبغي أن تصل المساهمات بشأن أعمال المؤتمر إلى الأمانة في أقرب وقت ممكن. ولن يكون من الممكن ضمان ترجمة المساهمات في الوقت المحدد للمؤتمر، إذا تم تقديم هذه المساهمات بعد الموعد النهائي المحدد بتاريخ 26 فبراير 2010، أي قبل افتتاح المؤتمر بثلاثة أشهر.

وبغية تجميع المساهمات المختلفة بطريقة تفسح المجال لإعداد مجموعة صلبة ومتماسكة ومتوائمة تتكون من عناصر مترابطة ومتآزرة، تم إعداد نموذج لهذا الشأن ويمكن الحصول عليه في العنوان التالي: 
1f8a81b9b0707b63-19211.webchannel-proxy.scarabresearch.com/ITU-D/conferences/wtdc/documents/template-ar.html.

وسيسمح هذا النموذج، بالإضافة إلى توفير نهج مشترك لتقديم المساهمات، بسرعة معالجة الوثائق عن طريق الحد من إعادة تنسيق المساهمات. وبالتالي يجوز أن تتعرض المساهمات التي لا تقدم باستخدام هذا النموذج إلى التأخير في معالجتها ونشرها.

ووفقاً للرقم 42 من القواعد العامة لمؤتمرات الاتحاد وجمعياته واجتماعاته، ينبغي أن تحمل الوثائق المقدمة التي تتضمن أكثر من مساهمة واحدة رقماً لتحديد كل مساهمة وموضوعها. وستخصص الأمانة لكل مساهمة أرقاماً مرجعية مكونة على النحو التالي:

ABC/25/3

حيث يكون الرمز ABC هو رمز البلد صاحب المساهمة، ويشير الرقم 25 إلى رقم الوثيقة التي ستنشر فيها المساهمة ويدل الرقم 3 على الرقم التسلسلي للمساهمة داخل تلك الوثيقة. وستتولى الأمانة إدراج الرمز المكون من ثلاثة أحرف ورقم الوثيقة. غير أن ترقيم كل مساهمة سيتم بواسطة النظام الإلكتروني على الخط عند تقديم كل مساهمة.

وعلى أساس المساهمات المتلقاة ضمن المهلة الزمنية المحددة، سيقوم مكتب تنمية الاتصالات بتوزيع الوثائق بناءً على المواضيع التي يحددها الكيان الذي قدم المساهمات، وذلك حرصاً على تيسير المناقشات في المؤتمر.

ينبغي أن يكون للمناقشات الموضوعية الأولوية على العروض المنهجية للمساهمات الفردية، وذلك نظراً لقصر مدة المؤتمر. وحرصاً على تسهيل الإحالات خلال المناقشات، ستقوم الأمانة بإعداد وثيقة مؤقتة تربط كل المساهمات بمختلف بنود جدول الأعمال. ويحث أعضاء القطاع بشدة على عدم تقديم مساهمات جديدة أثناء المؤتمر.

عملاً بالقرار 1 للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات لعام 2006، يجب ألا يتجاوز أي مساهمة خمس (5) صفحات، وأن ترسل إلى مدير مكتب تنمية الاتصالات.

بالنسبة للمساهمات الأكثر تفصيلاً التي تتجاوز الطول المسموح به للوثائق، ينبغي إرسال ملخص تنفيذي لها. وسيترجم هذا الملخص التنفيذي شريطة إرساله ضمن المهلة الزمنية المحددة. ولن تتاح النسخة التفصيلية للمساهمة إلا على الخط وباللغة الأصلية فقط.

سيقام حفل الافتتاح في 24 مايو 2010. وسيسبقه اجتماع لرؤساء الوفود