ستُنشر الوثائق التحضيرية التالية:

• تقرير مدير مكتب تنمية الاتصالات عن أنشطة المكتب بما فيها تلك المتصلة بالتحضير للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات 2010.
• تقرير الفريق الاستشاري لتنمية الاتصالات
• تقرير عن الاجتماعات الإقليمية التحضيرية للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات 2010
• تقارير رؤساء لجان الدراسات
• تقرير عن وضع تنمية الاتصالات في العالم
• اقتراحات ومساهمات الدول الأعضاء وأعضاء قطاع تنمية الاتصالات المقدمة للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات 2010

وعملاً بالقرار 1141 الصادر عن المجلس وبالقرار 154 (أنطاليا، 2006) الصادر عن مؤتمر المندوبين المفوضين، سيستغني المؤتمر قدر الإمكان عن الورق.

وسيتلقى كل مشارك مع بطاقة التعريف مفتاح ذاكرة USB تتاح فيه سائر الوثائق بدءاً من أول مايو 2010. وطوال فترة وجود مفتاح الذاكرة في منفذه للنفاذ إلى الموقع الإلكتروني للمؤتمر سيحصل التزامن أوتوماتياً مع مخدم وثائق الملفات FTP للاتحاد على نحو يتيح للمشاركين الاطلاع في أي وقت كان على جميع الوثائق المنشورة المتاحة للمؤتمر، وذلك في أي لغة من اللغات الست الرسمية للاتحاد.

وسيتلقى كل وفد أو جهة مشاركة مجموعة وثائق (مطبوعة).

وستتاح الوثائق على الموقع الإلكتروني للمؤتمر في العنوان التالي:
1f8a81b9b0707b63-19211.webchannel-proxy.scarabresearch.com/ITU-D/conferences/wtdc/alldocuments.html.

لذا يُرجى من المشاركين اصطحاب حواسيبهم المحمولة الخاصة. أما المشاركون الذين ليس لديهم حواسيب فيمكنهم استعمال حواسيب ستوضع تحت تصرفهم في مقهى سيبراني كي يحمّلوا ويطبعوا الوثائق عند الضرورة على أساس الخدمة الذاتية.

مهلة تقديم المقترحات

مراعاةً للفترة المحدودة المخصصة للمؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات 2010 ولضغوط الوقت المفروضة جراء ضرورة ترجمة الوثائق إلى اللغات الست، ينبغي أن تصل المقترحات المتعلقة بأعمال المؤتمر إلى الأمانة في أقرب وقت ممكن. وسيتعذر ضمان الانتهاء في الوقت المطلوب من ترجمة المقترحات التي تُقدم بعد المهلة المحددة بتاريخ 26 فبراير 2010 أي ثلاثة أشهر قبل افتتاح المؤتمر.

معالجة المقترحات قبل المؤتمر

سعياً لتوحيد المقترحات المختلفة المقدمة بحيث يُتاح وضع مجموعة متينة ومتسقة من العناصر المترابطة والمتضافرة، أُعدّ نموذج موحد لهذه الغاية متاح في العنوان التالي: 1f8a81b9b0707b63-19211.webchannel-proxy.scarabresearch.com/ITU-D/conferences/wtdc/documents/template-ar.html

ولا يتيح هذا النموذج توحيد صيغ تقديم المقترحات فحسب بل يسهل أيضاً عملية تتبع معالجة الوثائق من خلال الحد من عمليات إعادة تنفيذ المقترحات/المساهمات. وقد تتأخر بالتالي معالجة ونشر المقترحات غير المقدمة وفقاً لهذا النموذج.

وبموجب الرقم 42 من القواعد العامة التي تحكم مؤتمرات الاتحاد وجمعياته واجتماعاته، تقدم الوثائق التي تضم أكثر من مساهمة مع رقم يحدد كل مقترح وموضوع المقترح. وستشير الأمانة إلى كل مقترح بأرقام دليلة على النحو التالي:

ABC/25/3

حيث تمثل ABC البلد صاحب المقترح، و25 رقم الوثيقة الذي ستنشر تحته الوثيقة، و3 رقم تسلسل المقترح ضمن تلك الوثيقة. وستتولى الأمانة عملية إدراج الشفرة المؤلفة من الحروف الثلاثة ورقم الوثيقة. غير أن النظام الإلكتروني سيخصص رقماً لكل مقترح عند تقديمه.

وسيوزع مكتب تنمية الاتصالات استناداً إلى المقترحات والمساهمات التي وصلت في الموعد المحدد الوثائق وفقاً للمواضيع المحددة من قبل الإدارة التي قدمتها وذلك من أجل تيسير المناقشات في المؤتمر.

معالجة المقترحات خلال المؤتمر

نظراً للوقت المحدود للمؤتمر ينبغي منح الأولوية للمداولات الأساسية بدلاً من تقديم اقتراحات فردية بصورة دائمة. وسعياً لتسهيل المراجع أثناء المناقشات ستعد أمانة المؤتمر وثيقة مؤقتة تضم جميع الاقتراحات والمساهمات وفقاً لمختلف بنود جدول الأعمال. ويُرجى من الدول الأعضاء ألا تُقدم مقترحات جديدة خلال المؤتمر.

الحد الأقصى لطول المقترحات

عملاً بالقرار 1 الصادر عن المؤتمر العالمي لتنمية الاتصالات 2006، ينبغي ألاّ يتجاوز المقترح خمس (5) صفحات وأن يقدم إلى مدير مكتب تنمية الاتصالات. وفي حالة مقترح يتجاوز كثيراً الحد المطلوب، ينبغي تقديم ملخص تنفيذي له. ولن يُترجم إلاّ الملخص في حال تقديمه في الموعد المحدد. أما النسخة المفصلة من المقترح فلا تتاح إلا إلكترونياً وباللغة الأصل حصراً.