ستتاح خدمة توزيع الوثائق في البهو الرئيسي لمركز حيدر آباد الدولي للمؤتمرات (HICC). وستوفر هذه الخدمة الصناديق للمندوبين والمراقبين التي ستكون مخصصة للوثائق الرسمية فقط. وقسم التوزيع هو الجهة الوحيدة المخولة لتوزيع الوثائق، وسيقوم بتوزيع نسختين من كل وثيقة رسمية لكل وفد/ممثلية.

وستخصص مساحة معينة قريبة من الصناديق لتوزيع الوثائق المتصلة بالمؤتمر، أي المواد ذات الصلة بجدول أعمال المؤتمر وأهدافه (مثلاً كراسات معلومات الاتصالات والكتب والمجلات وغيرها من المواد المطبوعة و/أو الإلكترونية). ويمكن وصول جميع المشاركين إلى هذه المساحة على أساس الخدمة الذاتية وستشرف عليها أمانة الاتحاد. ويجب الحصول على إذن لتوزيع المواد في هذه المساحة. وستقوم الأمانة بإزالة المواد الموزعة بدون إذن. ويمكن الحصول على إذن عن طريق الاتصال بقسم مراقبة وثائق المؤتمر وإدارتها في العنوان التالي: bdtdocscontrol@itu.int (الطابق الثاني من مركز المؤتمرات MR203 و(204.